La bonne connaissance des équipements présents dans un bâtiment est primordiale pour s’assurer de la bonne gestion de l’opération et de la maintenance. D’abord d’un point de vue micro en connaissant le fonctionnement et l’utilité des équipements puis à l’échelle globale du bâtiment en connaissant les interactions entre les différents systèmes et les services qui entrent en jeu dans l’opération. Cet article a pour objectif de mettre en lumière la pertinence d’un tel manuel pour accompagner le personnel et mieux connaitre les installations.
Quelle est l’utilité d’un manuel de synthèse des installations ?
Mettre en place ce manuel permet de centraliser toutes les informations utiles d’un bâtiment. En effet, la gestion de bâtiments rencontre plusieurs problèmes au cours de sa durée de vie : changement d’équipements, changement d’équipe de maintenance, procédures à réaliser chaque année et en constante évolution, besoin de formation, etc.
Ainsi, centraliser toutes les données techniques de base d’un bâtiment peut s’avérer être un atout pour s’assurer de communiquer et de mettre à jour facilement l’information pour assurer la continuité du bon fonctionnement du bâtiment et la fluidité des opérations.
Les atouts d’un tel manuel sont multiples, tels que :
- Le transfert de connaissances entre les différentes générations travaillant dans le bâtiment.
- Le suivi des systèmes électromécaniques principaux composant le bâtiment et les services disponibles.
- Le suivi des changements effectués sur le bâtiment.
- Des informations centralisées et facilement accessibles, vulgarisées et adaptées afin de faciliter la compréhension par les différents utilisateurs.
- La connaissance et l’accès rapide à des particularités d’un bâtiment.
- Le suivi de procédures d’opération et la documentation efficace de celles-ci.
- La synthèse du fonctionnement du bâtiment.
Voici un exemple concret de l’utilisation d’un tel manuel : une personne spécialisée en électricité peut avoir besoin de savoir et de comprendre quel type de ventilation est installé dans le bâtiment. Cela permet de déterminer l’importance des différents équipements présents et de travailler plus efficacement en prenant mieux connaissance des impacts en lien avec son travail. Le manuel serait alors la solution pour accéder à ces informations avec son caractère simple et synthétique pour une personne non spécialisée en ventilation.
Comment est articulé le manuel ?
L’objectif est de donner une description claire et synthétique d’une fonction d’un bâtiment, comme l’alimentation électrique principale, le système de traitement d’air du bâtiment ou bien les mesures d’urgence. De plus, un schéma accompagne généralement les thématiques abordées afin d’avoir une représentation graphique et visuelle du système évoqué. Ainsi, chaque élément est décrit sous forme de fiche sommaire d’une ou deux pages et accompagné d’un schéma simplifié lorsque cela est pertinent.
Un exemple d’une table des matières est présenté ci-dessous, et vous trouverez également des exemples de fiches à la fin de cet article.
Un manuel de synthèse des installations comporte également toutes les procédures essentielles au bon fonctionnement du bâtiment et qui sont régulièrement utilisées. Par exemple, une procédure de change-over été/hiver, la procédure d’utilisation de la nacelle de lavage des vitres ou encore une procédure en cas d’alarme incendie sont généralement présentes dans le manuel. Une bonne pratique à mettre en place lorsque l’on sait que dans nombre d’organisations, les procédures ne sont pas systématiquement documentées, mais plutôt concentrées sur des personnes clés, et qu’elles sont communiquées oralement ce qui occasionne un risque de perte de l‘information et des aléas dans l’opération.
Le manuel adopte une forme générale et simple afin de s’assurer d’une bonne compréhension, peu importe le bâtiment dans lequel il est réalisé et les complexités propres à chaque édifice. Il se veut cependant unique en termes de thématiques évoquées pour chaque bâtiment, afin de capter toutes les particularités du bâtiment en question.
Ainsi, la combinaison de toutes ces fiches de synthèse et de ces procédures d’opération permet d’obtenir une compréhension globale du bâtiment et de s’assurer du bon fonctionnement de ce dernier en ayant accès aux informations essentielles. Un format livret ou électronique donne accès rapidement et en tout temps à l’information.
Par un audit de leurs installations, Ammco accompagne les maîtres d’ouvrage dans la réalisation de leur manuel de synthèse. Cet outil indispensable vous permettra d’optimiser la gestion de vos actifs et de votre opération. Contactez-nous pour discuter de vos besoins.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de fiches :
Mots clés : manuel de synthèse, gestion du bâtiment, procédures d’opération, installations
Date de l’article : 07/02/2023
Rédacteurs : Gabriel Ruet / Guillaume Farcot
